Overzichtelijk werken met de takenlijst van Outlook

Handig: maak taken aan in Outlook
Waar leg jij al je to do’s vast? Op papier, of in een app? Of werk je misschien met de takenlijst in Outlook? Dit laatste werkt heel handig. Vooral als je te maken hebt met veel verschillende taken die op verschillende manieren op je af komen. Als je gaat werken met een takenlijst krijg je overzicht en heb je helder wat je nog moet doen. En…je vergeet niets.

Het gemak van een takenlijst in Outlook
Een voordeel van de takenlijst in Outlook is dat je de taak een einddatum kunt geven. Dit is handig, zeker als het nog even duurt voordat een taak gereed moet zijn. Als je sorteert op einddatum zie je precies wat je wanneer moet doen.

Een ander voordeel is dat je in Outlook e-mails rechtstreeks kunt omzetten naar taken. Als je de e-mail hebt omgezet naar taak, kun je de mail zelf verwijderen. Het is immers een taak geworden, dus de e-mail heb je niet meer nodig. Je leegt je mailbox én je voorkomt dat je dezelfde mail tig keer leest.

Taken zien
Als je taken hebt toegevoegd aan je Outlook takenlijst, wil je ze natuurlijk ook zien. Dan is het handig om ze bij je e-mail in beeld te hebben. Dit doe je zo: Klik in het tabblad Beeld op Takenbalk. Je kunt hier Taken aanvinken.

 

Taak met alleen tekst
Het omzetten van een e-mail naar een taak gaat heel makkelijk. Pak de e-mail vast in de lijst met e-mails en sleep deze naar de takenlijst. Er opent een nieuwe taak. Hier staat alle tekst uit de mail in. Pas als nodig het onderwerp aan en vul een einddatum in. Sla de taak op en archiveer of verwijder de e-mail. Probeer het bericht in elk geval niet te laten staan in je Postvak IN.

Als je de e-mail later wilt beantwoorden, of bevat de mail bijlagen die je nodig hebt bij het uitvoeren van de taak? Maak er dan een taak met bijlage van in plaats van een taak met tekst.

Taak met bijlage
Een e-mail met bijlage sleep je wederom naar de takenlijst, maar nu met de rechtermuisknop ingedrukt. Je krijgt dan een aantal opties te zien in het menu dat verschijnt.

Je kunt kiezen tussen ‘kopiëren’ of ‘verplaatsen’. Het is handig om te kiezen voor ‘ Hierheen kopiëren als Taak met bijlage’, voor het geval je de betreffende mail nog eens zoekt. De mail wordt bijgevoegd als bijlage aan de taak.

Waarom niet aan de agenda toevoegen?
Het toevoegen van taken aan de agenda heeft enkele nadelen. Zo wordt je agenda veel minder overzichtelijk als je er naast je afspraken allemaal taken in hebt staan. Daarnaast wordt een planning nogal eens aangepast. Je moet de taak dan bewust gaan doorplannen naar een ander moment. De kans is aanwezig dat je dit vergeet. Staat de taak in de Outlook takenlijst en ben je er niet aan toegekomen? Dan kleurt deze rood, zodat het opvalt.

Het is overzichtelijker als je de Outlook agenda alleen gebruikt voor afspraken of trainingen die op een bepaald tijdstip plaatsvinden. Maar een taak als bijvoorbeeld het schrijven van een tekst of het uitwerken van de notulen horen op een takenlijst. Het maakt meestal niet uit op welk tijdstip je dit doet, als het maar afgerond is voor een bepaalde datum of op een bepaalde dag.

Microsoft To Do
Heb je de Business Premium licentie van Office 365? Wist je dat je taken dan in Outlook automatisch worden gesynchroniseerd met To- Do? Dit werkt ook heel prettig op je telefoon en je kunt werken met de functie ‘Mijn dag’. Deze functie laat alleen de taken zien die je die dag afgerond moet hebben.

Bron: secretaressenet